Как связать сайт, CRM и 1С и перестать переносить данные руками

Заявку с сайта копируют в CRM. Заказ из CRM перебивают в 1С. Остатки на сайте обновляют раз в неделю, если вспомнят. Каждая такая операция занимает пару минут, но за месяц складываются часы, а ошибки при копировании всплывают в самый неудобный момент, когда клиент уже ждёт товар, которого нет на складе. Всё это можно отдать обмену данными между системами. Расскажем, как он устроен и что в нём обычно ломается.

Что обычно связывают

Чаще всего задача выглядит так. Заявка с сайта сама попадает в CRM, и менеджер получает уведомление. Когда сделка закрыта, заказ уходит в 1С, там создаётся счёт. Оплата приходит, и счёт закрывается сам. А из 1С обратно на сайт идут остатки и цены, чтобы клиент видел то же, что и склад.

Кроме 1С это могут быть amoCRM, Bitrix24, МойСклад, платёжные сервисы, почта и Telegram. Связать можно почти всё, у чего есть API или хотя бы регулярная выгрузка.

Когда хватит готового модуля

Для популярных пар систем есть готовые коннекторы. Если ваш процесс стандартный и коннектор делает ровно то, что нужно, им и стоит пользоваться. Это быстрее и дешевле.

Проблемы начинаются, когда процесс отличается от типового. У вас доработанная конфигурация 1С, нестандартные поля в заказе, несколько складов или юрлиц. Коннектор такого не знает, и данные начинают теряться по дороге. Хуже всего, что падает обмен обычно молча. О сбое узнают, когда клиент звонит спросить, где его заказ.

Что должно быть в надёжной связке

Очередь и повторная отправка. Любая система иногда недоступна: 1С обновляется, у CRM технические работы. Данные в этот момент должны встать в очередь и уйти, когда система снова заработает.

Журнал обмена. В нём видно, что и когда передано, и где случилась ошибка. Без журнала каждую проблему приходится искать вслепую.

Уведомления. Если обмен сломался, ответственный узнаёт об этом сразу.

И договорённость о том, какая система главная для каждого типа данных. Остатки живут в 1С, контакты клиента в CRM, статус оплаты в платёжном сервисе. Если это не решить заранее, системы начнут перезаписывать друг друга.

Что понадобится с вашей стороны

Доступ к тестовой копии 1С и контакт вашего специалиста по 1С. Почти всегда обмен на стороне 1С приходится немного доработать, и делать это удобнее вместе с тем, кто знает вашу конфигурацию. Ещё понадобится список систем и людей, которые отвечают за данные в каждой из них.

Сколько это стоит

Связь между двумя системами стоит от $700. Каждая следующая система добавляет работы, но если схему обмена сразу сделать с запасом, новые подключения обходятся дешевле первого. Отдельно считаются перенос старых данных, доработки на стороне 1С и панель мониторинга. Точную сумму назовём после созвона, когда посмотрим на ваши системы.

С чего начать

Выпишите все места, где сотрудники переносят данные руками, и прикиньте, сколько раз в день это происходит. Начните с самой болезненной связки. Обычно это заявки с сайта в CRM или заказы из CRM в 1С. Когда первая связка заработает, станет понятно, что автоматизировать дальше.