Своя CRM или готовая: как выбрать

Выбор между своей CRM и готовой обычно начинают не с того конца. Сравнивают тарифы, списки функций, спрашивают знакомых. А как на самом деле работает собственная компания, выясняют уже после покупки. Следующие полгода уходят на то, чтобы подогнать живой процесс под логику чужой программы. Иногда это получается. А иногда система тихо становится ещё одной таблицей, которую никто не открывает.

Когда лучше взять готовую CRM

Готовая система хорошо подходит, если продажи идут по привычной цепочке: заявка, звонок, сделка, оплата. В команде до десяти человек, роли понятны, никто не спорит, кто за что отвечает, а начать работать нужно уже на этой неделе. Тогда изобретать велосипед незачем. Абонентская плата за пользователей в таком случае небольшая, а время, которое вы сэкономите на старте, стоит дороже любой точной подгонки.

В такой ситуации мы так и говорим: возьмите готовую систему. Если нужно, поможем её настроить и связать с сайтом, чтобы заявки попадали в CRM сами и их не приходилось копировать из почты.

Когда пора думать о своей

Всё меняется, когда процесс перестаёт быть типовым. Скажем, у вас производство, услуга идёт в несколько этапов или каждый шаг кто-то согласует, и у каждого шага свой ответственный. В готовой системе такое приходится изображать полями, тегами и договорённостями, которые держатся на памяти сотрудников.

Второй признак связан с ролями. Менеджер, мастер, руководитель и бухгалтер видят в заказе разное и делают с ним разное. В готовых сервисах тонкая настройка прав часто упирается в тариф или в ограничения платформы.

Третий касается денег на длинной дистанции. Абонплата растёт вместе с командой. Когда пользователей несколько десятков, за несколько лет она может обойтись дороже собственной системы. Прежде чем решать, это стоит просто посчитать.

Четвёртый признак в том, что происходит после продажи. Готовые CRM хорошо ведут сделку до оплаты, а с заказом после неё справляются заметно хуже. Производство, склад и отгрузка остаются где-то сбоку. Если ваш бизнес живёт как раз там, система тоже должна быть там.

И последний признак касается данных. Иногда важно, чтобы база лежала на вашем сервере и доступ к ней был только у ваших сотрудников. Своя система это позволяет, без всяких оговорок.

Пять вопросов перед выбором

Прежде чем сравнивать варианты, попробуйте нарисовать свой процесс на одном листе. Если не выходит, выбирать систему рано. Сначала нужно разобраться, как заявка на самом деле проходит через компанию.

Потом прикиньте, сколько людей будет работать в системе через два года. Считать по сегодняшней команде не стоит.

Подумайте, с чем CRM должна обмениваться данными. Обычно это сайт, 1С, склад и телефония.

Спросите себя, что случится, если система час не будет работать. Если ответ «встанет всё», к надёжности появляются требования, которые выдерживает не каждый сервис.

И последний вопрос: кто будет развивать систему после запуска?

Обычно после этих ответов выбор становится понятен задолго до сравнения тарифов.

С чего начинаем мы

Чем бы ни закончился выбор, мы начинаем с разбора процесса. На созвоне вместе рисуем, как заявка идёт по компании сейчас и что в этом движении нужно изменить. После этого прямо говорим, что разумнее: взять готовую систему или делать свою.

Своя CRM у нас стоит от $1 500. За эти деньги мы делаем один процесс, роли и базовые отчёты. Точную сумму называем после разбора и записываем в договор до начала работ.

Коротко

С готовой CRM можно начать быстрее. Своя точнее ложится на процесс и на длинной дистанции может обойтись дешевле. Но решает в итоге сам процесс, и бюджет тут на втором месте. Нарисуйте его на листе таким, какой он есть, и спорить станет почти не о чем.